B&W antwoorden op veiligheidsvragen stadhuis

Geachte fracties van het CDA en de PvdA,

Op 31 augustus 2008 hebt u ons een brief gezonden, naar aanleiding van de gijzeling van 16 juni jl., met daarin 4 vragen gericht op de beveiliging van het stadhuis en de nazorg voor ambtenaren. U hebt ons de volgende vragen gesteld:

Kunnen er (veiligheids) maatregelen genomen worden waarmee dit soort incidenten, (refererend aan de gijzeling), in de toekomst kunnen worden voorkomen. Hierbij rekening houdend met optimale dienstverlening aan burgers en voldoende veiligheid voor medewerkers en collegeleden.
Kunt u ons aangeven, wat het huidige beleid op dit terrein is en of er eventueel aanvullende veiligheidsmaatregelen moeten worden genomen. Zo ja, welke maatregelen zijn dit dan.
Op welke wijze worden bezoekers aan de gemeente Almelo geregistreerd, wat toch een verplichting is om bij een eventuele calamiteit te weten wie er in het gebouw is.
Op welke wijze is er begeleiding geweest voor de vier betrokken ambtenaren en hoe is er omgegaan met de “mogelijke onveiligheidsgevoelens” bij andere medewerkers bijvoorbeeld het publieksbureau.

In deze brief beantwoorden wij de door u gestelde vragen.

Ad 1.

Zelfs indien wij zeer zware beveiligingsmaatregelen nemen, blijven er restrisico’s aanwezig. Het is de vraag of een zo ernstig incident, als de gijzeling van afgelopen 16 juni, zelfs met zeer intensieve beveiligingsmaatregelen voorkomen had kunnen worden.

Wij vinden het van evident belang dat wij onze medewerkers en bezoekers een veilige (werk) omgeving kunnen bieden. Hiervoor is het noodzakelijk, dat wij nog breder dan tot nu toe het geval was, beveiligingrisico’s in kaart moeten brengen op aard, omvang, kans en frequentie en vervolgens moeten bepalen, welke bijbehorende maatregelen wij kunnen en willen nemen, om deze risico’s tot een voor ons aanvaardbaar niveau terug te brengen.

Hiervoor is het noodzakelijk dat wij ons huidige beveiligingsbeleid verder uitbouwen tot een beveiligingsstrategie. De te nemen maatregelen dienen vervolgens in lijn te zijn met deze strategie. Bij het nemen van maatregelen zullen wij steeds de afweging moeten maken tussen de kans dat een incident zich voordoet, de mogelijke gevolgen die dit kan hebben (voor mens en organisatie) en de kosten die nodig zijn om deze incidenten te voorkomen of de gevolgen hiervan te beperken.

Bij een goede beveiligingsstrategie is sprake van een goed samenspel van maatregelen op organisatorisch (waaronder gedrag en procedures), bouwkundig en elektronisch gebied. De maatregelen dienen ook in deze volgorde te worden aangepakt (eerst organisatorisch, daarna bouwkundig en pas daarna elektronisch).

Bij het nemen van de juiste maatregelen is het van belang een goede balans te vinden tussen de “mate van gebruikersvriendelijkheid”, de “mate van beveiliging” en de “mate van beheersbaarheid”.
Omdat het opstellen van een beveiligingsstrategie tijd kost, worden te nemen beveiligingsmaatregelen opgesplitst in maatregelen op korte termijn (0-4 maanden), middellange termijn (4 maanden – 1 a 2 jaar) en lange termijn (3 jaar en verder).

Enkele maatregelen waar wij op korte termijn aan denken zijn:

- Het vooraf aanmelden van bezoekers bij de receptie en het persoonlijk ophalen en terugbrengen van bezoekers door de ontvangende partij.
- Het beter scheiden van de bezoekerstromen van de medewerkerstromen
- Het verhogen van het veiligheidsbewustzijn van medewerkers en het beïnvloeden van hun gedrag hierin
- Het uitvoeren van een objectspecifieke risico-inventarisatie
- Voor 2009: Het integraal vervangen van ons sleutelbeheersysteem (noodzakelijk i.v.m. technische ouderdom) en het hiermee tevens introduceren van badges voor medewerkers en bezoekers

Ad 2.

Het huidige beveiligingsbeleid is hoofdzakelijk gericht op de publiekgerichte functies en de hier werkende ambtenaren. Hiervoor zijn specifieke maatregelen genomen, zoals de realisatie van een publieksvriendelijke hal met gastheerschap, alarmeringsmogelijkheden door personeel, aanwezige vluchtroutes, etc). Verder worden personenstromen (bezoekers, ambtenaren) zoveel mogelijk van elkaar gescheiden. De back-office van het stadhuis is afgeschermd voor niet geautoriseerde personen. Door een relatief laag beveiligingsbewustzijn van medewerkers is het bijbehorende gedrag soms echter niet in lijn met de nu al aanwezige beveiligingsmaatregelen. Het overige deel van de beantwoording vindt u onder Ad 1.

Ad 3.

In de ARBO wetgeving artikel 15 lid 2 onderdeel c is opgenomen dat een werkgever zich laat bijstaan door bedrijfshulpverleners. Deze bijstand houdt o.a. in dat in noodsituaties alle werknemers en andere personen in het bedrijf of inrichting worden gealarmeerd en worden geëvacueerd.
In de wetgeving is niet expliciet opgenomen dat dit inhoudt dat men op elk moment inzicht moet hebben welke werknemers en andere personen zich binnen een pand bevinden. Vanuit de wetgeving moet men echter wel kunnen waarborgen dat bij een evacuatie alle medewerkers en andere personen uit het gebouw geëvacueerd zijn.
Bij de vervanging van het sleutelsysteem in 2009, zoals genoemd onder Ad 1., zal bekeken moeten worden of een volledige registratie van actuele medewerkers en bezoekers in onze panden haalbaar is.

Ad 4.

Direct na de gijzeling, is onder leiding van de directeur strategie en stadsprojecten, in samenwerking met onze Arbo-organisatie Maetis, gekozen voor een duidelijk opvangprotocol.

Hierbij is onderscheid gemaakt in 3 categorieën te weten:

· De gegijzelde medewerkers (en hun directe familie)
· Medewerkers die anders dan de gegijzelden betrokken waren bij het incident
· Medewerkers aanwezig in het stadhuis maar niet betrokken bij het incident

De medewerkers uit de eerste en tweede categorie zijn actief benaderd door de bedrijfsarts en er zijn actief afspraken gemaakt voor nazorggesprekken met de bedrijfsarts of trauma opvang medewerkers. Voor de gegijzelden en hun directe familie zijn huisbezoeken afgelegd. Voor de derde groep medewerkers is een signaleringsfunctie bij de direct leidinggevenden neergelegd om verwerkingsproblemen te kunnen signaleren. Deze leidinggevenden hebben uitleg gehad welke signalen zich kunnen voordoen bij verwerkingsproblemen, zodat zij deze kunnen herkennen en professionele begeleiding kunnen inzetten.

Naast deze professionele begeleiding zijn er na de gijzeling diverse personeelsbijeenkomsten geweest voor alle personeelsleden, samen met directie en collegeleden, om in groepsverband te kunnen spreken over de gevoelens rondom de gijzeling en waar vragen konden worden gesteld, bv. over aanwezige onveiligheidsgevoelens.

Voor medewerkers met een publieksfunctie is in aparte overleggen specifieke aandacht geweest.

Veel medewerkers met een publieksfunctie hebben gebruik gemaakt van de mogelijkheid om persoonlijk in gesprek te gaan met één van de begeleiders vanuit Maetis over hun (vaak al eerdere) ervaring met agressieve bezoekers/cliënten.


Hoogachtend,

Burgemeester en Wethouders van Almelo,

de secretaris, de burgemeester,