Hoe staat het met archief ? Vraagt CDA

Aan College van B&W                                Cc.: Pers

Vraag CDA fractie over citaat uit Jouw Almelo
In meerdere rapporten van de Rekenkamer Commissie Almelo wordt geconcludeerd dat archivering niet, of onvoldoende op orde is bij de gemeente Almelo.

Door het college is bij herhaling beterschap beloofd. De laatste keer 11 juni 2013 is door wethouder van Marle aangegeven dat het de bedoeling is op korte termijn het archief volledig in orde te hebben. De CDA fractie sprak toen van “rekenkamerproof”.

Wat schetst onze verbazing toen wij vorige week in Jouw Almelo, het interne magazine van de gemeente Almelo, een stevig pleidooi lazen om toch vooral wel mee te werken aan een goede archivering van ALLE zaken.
Citaat van de projectleider: “Maar het digitaal archiveren moet volgens Wim wél beter, want lang niet alle collega’s blijken Decos te gebruiken om documenten op te slaan. Wim: “Archiveren is als water uit de kraan. Pas als het er niet is mis je het. Zonder goed archief kan de gemeente in de problemen komen. Voor de gemeenteraad hebben volledige dossiers dan ook een hoge prioriteit.”

Ook wordt in het artikel gewag gemaakt van het feit dat DECOS een gebruiksonvriendelijk en arbeidsintensief programma is en dat medewerkers opnieuw een cursus kunnen volgen.

Het artikel roept bij de CDA fractie de volgende vragen:

1. Wordt DECOS door de gebruikers als gebruiksonvriendelijk en arbeidsintensief ervaren?
2. Is er een relatie tussen het opnieuw volgen van een cursus werken met DECOS en de gebruiksonvriendelijkheid?
3. Hoe is de stand van zaken anno september 2013 wat betreft de archivering van gemeentestukken in de breedste zin van het woord.
4. Heeft archivering alleen een hoge prioriteit omdat de raad daar om vraagt of is het college met de raad van mening dat dossiers volledig in orde en beschikbaar dienen te zijn op elk willekeur moment van de dag?
5. Hoe groot is de kans dat de RCA bij een volgend onderzoek wederom moet concluderen dat het archief niet op orde is?